fb
logo
ملف أعمالنا
المدونة

هل تبحث عن شراكة ؟

تواصل معنا

22.Dec.2025 برمجة ayman sawair

تعتمد شركات الخدمات المهنية والاستشارية في السعودية — مثل مكاتب المحاماة، شركات المحاسبة، وكالات التسويق، والمكاتب الهندسية — على عنصرين لا يمكن تعويضهما: الوقت والخبرة.
ومع نمو حجم العملاء والمشاريع، تبدأ التحديات المعتادة بالظهور: تشتيت البيانات، صعوبة متابعة التقدم، ضياع ساعات عمل غير مفوترة، وتأخير التحصيل.

هذا الدليل يشرح كيف تبني نظاماً مخصصاً لإدارة المشاريع والفوترة يربط دورة العمل كاملة:
العقد → المشروع → الوقت → الفوترة → التحصيل → التقارير.

1) متى تحتاج نظاماً مخصصاً فعلاً؟

قد تكون الأدوات الجاهزة كافية في البداية، لكنك تحتاج نظاماً مخصصاً عندما يظهر واحد أو أكثر من التالي:

  • لديك أكثر من فريق يعمل على نفس العميل/المشروع

  • تعتمد على احتساب ساعات أو مراحل (Milestones) للفوترة

  • لديك عقود مختلفة (ثابت/بالساعة/مراحل/اشتراك)

  • تحتاج صلاحيات دقيقة وملفات ومراسلات في مكان واحد

  • تريد تقارير واضحة عن الربحية والإنتاجية

  • تريد ربط الفوترة مع متطلبات الامتثال (مثل زاتكا) أو نظم محاسبية

2) ما الذي يجب أن “يوحّده” النظام؟

الفكرة ليست إضافة شاشة جديدة، بل إنهاء التشتت.
النظام الجيد يوحّد:

  • بيانات العميل (جهات الاتصال + العقود + الملفات)

  • المشاريع ومراحلها ومهامها

  • الوقت (Timesheets) وربطه بالمشاريع

  • الفوترة والتحصيل

  • التقارير واللوحات الرقابية

3) المكوّنات الأساسية للنظام (مصفوفة الميزات)

أ) إدارة العملاء والعقود

  • ملف عميل موحّد (Client Profile)

  • أرشفة العقود + التواريخ + شروط الدفع

  • سجل تعاملات وملفات وملاحظات

ب) إدارة المشاريع والمراحل (Project & Milestones)

  • تعريف مشروع + مراحل + تسليمات

  • ربط كل مرحلة بفريق/مسؤول

  • متابعة تقدم واضحة (% Completion)

  • تنبيهات تأخير (اختياري)

ج) تتبع الوقت (Timesheets)

  • إدخال ساعات عمل يومياً/أسبوعياً

  • ربط الوقت بالمهمة/المشروع/العميل

  • موافقات داخلية (Manager Approval)

  • منع “الساعات غير الموثقة” قبل الفوترة

د) الفوترة والتحصيل

يدعم نموذجين أساسيين:

  • فوترة بالساعة (Time-based)

  • فوترة بالمراحل (Milestone-based)

ويُفضّل أن يشمل:

  • مسودات فواتير + مراجعة + اعتماد

  • حالات الدفع (مدفوع/جزئي/متأخر)

  • تذكيرات تلقائية (Email/SMS) حسب السياسات

هـ) بوابة عميل (Client Portal) – اختيارية لكنها قوية

  • مشاهدة تقدم المشروع

  • مراجعة المخرجات والملفات

  • استلام الفواتير

  • رسائل/استفسارات ضمن نفس النظام
    هذه تقلل سوء الفهم وتزيد الشفافية.

و) التقارير (Reporting)

تقارير مفيدة فعلاً مثل:

  • ربحية كل مشروع

  • إنتاجية كل مستشار/موظف

  • ساعات غير مفوترة

  • تحصيل متأخر

  • توقعات دخل الشهر القادم (Forecast)

4) الامتثال (زاتكا) بدون تعقيد

إذا كان نشاطك يتطلب فواتير إلكترونية وفق زاتكا، فالفكرة ليست “إضافة زر”، بل دمج الفوترة ضمن دورة العمل بحيث:

  • لا تُصدر فاتورة قبل اعتماد ساعات/مرحلة

  • تكون بيانات العميل والضريبة مكتملة

  • يقل احتمال الأخطاء البشرية

    ملاحظة: دمج الامتثال يتم تصميمه حسب طبيعة شركتك ونوع فواتيرها.

5) كيف تبدأ؟ (Roadmap عملي لبناء MVP)

بدلاً من بناء نظام ضخم من البداية، ابدأ بنسخة MVP تضم:

  1. العملاء + العقود

  2. المشاريع + المراحل

  3. timesheets أساسي

  4. إنشاء فواتير من ساعات/مراحل

  5. تقارير بسيطة (مشروع/تحصيل)

ثم أضف لاحقاً:

  • Portal للعميل

  • إشعارات ذكية

  • تقارير متقدمة

  • تكاملات محاسبية/CRM

6) أخطاء شائعة يجب تجنبها

  • بناء كل شيء دفعة واحدة (Scope creep)

  • تجاهل الصلاحيات (RBAC) من البداية

  • عدم وجود Audit Log (من غيّر ماذا ومتى)

  • فصل الوقت عن الفوترة (سبب ضياع الأرباح)

  • تقارير بلا معنى (بيانات كثيرة بلا قرار)

7) لمن يناسب هذا النوع من الأنظمة؟

  • مكاتب المحاماة

  • شركات المحاسبة والتدقيق

  • الاستشارات الإدارية

  • وكالات التسويق والإعلان

  • المكاتب الهندسية والاستشارية

  • أي شركة تعتمد على الوقت والخبرة والفوترة

اسئلة شائعة

س: هل يناسب هذا النظام مكاتب المحاماة؟
ج: نعم، خصوصاً لتتبع القضايا/المهام/الساعات وربطها بالفوترة.

س: هل يمكن أن يعمل بالنظام “بالساعة” وبالمراحل معاً؟
ج: نعم، كثير من الشركات تحتاج نموذجاً مزدوجاً حسب نوع العميل.

س: هل يمكن تخصيصه حسب نموذج كل شركة؟
ج: نعم، لأن جوهر النظام هو عكس سير عمل الشركة الحقيقي.

س: هل يمكن إضافة بوابة للعميل؟
ج: نعم، وهي من أكثر الإضافات التي تقلل الخلافات وتزيد الثقة.

خاتمة مختصرة 

إذا كانت شركتك تعتمد على المشاريع وساعات الخبراء، فالنظام المناسب يساعدك على تقليل الهدر، زيادة الفوترة الدقيقة، وتسريع التحصيل من خلال دورة عمل واضحة ومترابطة.

هل تبحث عن شريك تقني موثوق؟

إذا كان لديك فكرة مشروع وتريد تحويلها إلى حلّ رقمي احترافي يليق بطموحك—سواء كان تطبيق جوال، أو موقع إلكتروني، أو متجر إلكتروني، أو أنضمة مخصصة أو منصة متكاملة—فنحن في جيل تك جاهزون لمساعدتك من مرحلة الفكرة حتى الإطلاق والتطوير. تواصل معنا الآن!، وشاركنا تفاصيل مشروعك وأهدافك، وسنقترح عليك أفضل خطة تنفيذ تناسب احتياجك وتساعدك على تحقيق نتائج واضحة.

هل تبحث عن

لنبقَ على تواصل
اتصل بنا